Stellenausschreibung: Referent*in Mitglieder- und Veranstaltungsmanagement
Referent*in Mitglieder- und Veranstaltungsmanagement (40 Stunden)
Menschen vernetzen, Service gestalten, Veranstaltungen zum Erfolg führen.
Sie organisieren gerne, denken serviceorientiert und behalten auch bei vielfältigen Aufgaben den Überblick? Sie schätzen den direkten Austausch mit Menschen und möchten aktiv zum Erfolg einer starken Berufsvertretung beitragen? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.
Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine engagierte und eigenverantwortliche Persönlichkeit als Referent*in Mitglieder- und Veranstaltungsmanagement. In dieser abwechslungsreichen Funktion übernehmen Sie eine zentrale Rolle an der Schnittstelle zwischen Mitgliedern, Gremien, Netzwerken, Referent*innen und internen Fachbereichen. Ihr Schwerpunkt liegt in der professionellen Betreuung unserer Mitglieder sowie in der organisatorischen Unterstützung bei der Umsetzung von Veranstaltungen.
Ihre Aufgaben
Mitgliederservice & Verbandsservice
- Professionelle Betreuung und Servicierung unserer Mitglieder
- Bearbeitung und Koordination von Mitgliederanfragen per Telefon, E-Mail und Ticketsystem
- Verwaltung und laufende Pflege von Mitgliedsdaten im CRM-System
- Versand von Informationen, Materialien und Drucksorten
- Administrative Betreuung und Aktualisierung von Webinhalten
- Unterstützung und Koordination der Zusammenarbeit mit Landesverbänden und fachlichen Netzwerken
- Schnittstellenfunktion zu internen Fachbereichen sowie externen Partner*innen
- Administrative Unterstützung bei der Verwaltung von Mitgliedsbeiträgen und buchhalterischen Prozessen
Veranstaltungsmanagement
- Koordination von Sitzungen und Veranstaltungen
- Administration von An- und Abmeldungen sowie Teilnehmer*innenmanagement
- Terminmanagement und organisatorische Veranstaltungsplanung
- Erstellung und Verwaltung von Werkverträgen für Referent*innen
- Vorbereitung und Betreuung von Sponsoringvereinbarungen
- Organisation von Veranstaltungsunterlagen, Teilnehmerkommunikation und Raumlogistik
- Operative Unterstützung bei der Durchführung von Veranstaltungen
Administration & Organisation
- Koordination eingehender Anfragen und Korrespondenz
- Organisation und Weiterentwicklung administrativer Abläufe
- Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, Besprechungen und Gremienterminen
- Erstellung, Aufbereitung und Verwaltung von Dokumenten und Unterlagen
- Unterstützung bei bereichsübergreifenden Projekten und organisatorischen Aufgaben
Ihr Kompetenzprofil
Fachliche Qualifikationen
- Abgeschlossene kaufmännische, betriebswirtschaftliche oder vergleichbare Ausbildung
- Mindestens 3 bis 5 Jahre einschlägige Berufserfahrung in den Bereichen Mitgliederservice, Kund*innenservice, Veranstaltungsmanagement, Verbandsmanagement oder Office Management
- Erfahrung in der Koordination von Veranstaltungen und Projekten
- Sehr gute Kenntnisse in Microsoft 365 (Outlook, Word, Excel, Teams)
- Sicherer Umgang mit CRM-Systemen und digitalen Verwaltungstools
- Erfahrung mit Buchhaltungssystemen (z.B. BMD) von Vorteil
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- Gute Englischkenntnisse
Persönliche Kompetenzen
- Ausgeprägte Service- und Dienstleistungsorientierung
- Hohe Organisations- und Koordinationsfähigkeit
- Selbstständige, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise
- Kommunikationsstärke und professionelles Auftreten
- Verantwortungsbewusstsein und Eigeninitiative
- Teamfähigkeit sowie Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Stakeholdern
- Genauigkeit, Verlässlichkeit und Diskretion
- Belastbarkeit und Flexibilität in einem dynamischen Arbeitsumfeld
Wir bieten
- Eine verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit mit Gestaltungsspielraum
- Die Mitarbeit in einer etablierten und zukunftsorientierten Organisation
- Ein wertschätzendes, kollegiales Arbeitsumfeld
- Die Möglichkeit, Mitglieder aktiv zu begleiten und Veranstaltungen erfolgreich umzusetzen
- Moderne Arbeitsmittel und digitale Prozesse
- Einen attraktiven Arbeitsplatz mit langfristiger Perspektive
Gehalt
Für diese Position ist ein monatliches Bruttogehalt von EUR 2.800 bis EUR 3.100 auf Vollzeitbasis (40 Stunden/Woche) vorgesehen.
Die tatsächliche Einstufung erfolgt abhängig von Qualifikation, Berufserfahrung und fachlicher Expertise.
Jetzt bewerben
Bitte senden Sie Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen (Motivationsschreiben, Lebenslauf) mit Foto und mit dem Betreff „Referent*in Mitglieder- und Veranstaltungsmanagement“ bis 18. September 2026 an office@physioaustria.at. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!