Qualitätssicherungsbeauftragter (QSB) für alle Behandlungseinrichtungen der AUVA ist der Ärztliche Direktor Prof. Dr. Pelinka. Seine Aufgaben als QSB sind:
- im Rahmen der Gesamtorganisation die Maßnahmen für QS zu schaffen
- die QS-Maßnahmen der Einrichtungen methodisch zu begleiten
- die im KAKuG (Krankenanstalten- und Kuranstaltengesetz) vorgesehene Wahrung der überregionalen Belange zu gewährleisten
Verantwortlich für die Umsetzung der QS-Maßnahmen ist die Kollegiale Führung (KF) des jeweiligen Unfallkrankenhauses oder Rehabilitationszentrums bestehend aus Ärztlicher Leitung, Pflegedienstleitung und Verwaltungsleitung.
Die Qualitätssicherungskommission setzt sich aus MitarbeiterInnen jedes Arbeitsbereiches in einer Krankenanstalt und ausgebildeten ModeratorInnen zusammen. Aufgabe des QS-Teams ist es, anfallende Probleme in Arbeitsabläufen zu erkennen und nach messbaren Lösungen zu suchen. Ziel ist es, Verbesserungen für unsere PatientInnen und MitarbeiterInnen zu entwickeln und umzusetzen.
Erste Phase: Arbeit in Qualitätszirkeln und Qualitätsprojekten – Bottom-up-Ansatz
Es werden die relevanten Informationen (Motive, Ziele, Rahmenbedingungen, Lösungsansätze) beginnend mit der untersten hierarchischen Ebene gesammelt und dann von Ebene zu Ebene verdichtet. Von multiprofessionellen Teams aus allen Berufsgruppen der Krankenhäuser bzw. Rehabilitationszentren wurden mehr als 70 Qualitätszirkel unter der Begleitung von ModeratorInnen durchgeführt.
Es wurden patientenorientierte Lösungen umgesetzt und deren Qualität gemessen und bewertet. Gleichzeitig wurde die Vernetzung zwischen den einzelnen Behandlungseinrichtungen und das „Voneinander Lernen“ in die Wege geleitet: QS-Foren, Klausurtage und Ausbildungsmodule für Qualitätssicherungskommissionen und ModeratorInnen sowie der jährliche Qualitätsbericht sollen dies gewährleisten.
Zweite Phase: Vernetzung
Nach sechs Jahren erfolgreich durchgeführter Qualitätszirkelarbeit werden die erfolgreichen Einzelmaßnahmen systematisiert und mit folgenden Zielen verknüpft:
- Unsere Leistungen transparent und nachvollziehbar zu machen und dies auch nachvollziehbar zu dokumentieren und nach außen zu kommunizieren
- Einheitliche Qualitätsanforderungen für alle Einrichtungen zu definieren, aber eine hausspezifische Umsetzung zu ermöglichen
Im September 2000 wurde die Steuerungsgruppe Qualitätssicherung (SGQS) ins Leben gerufen. Sie besteht aus je einem Delegierten jeder Qualitätssicherungskommission der Einrichtungen und eines Vertreters der Medizinischen Direktion und unterstützt den Ärztlichen Direktor bei der kontinuierlichen Weiterentwicklung des QS-Systems. Ihre Hauptaufgabe besteht in der Erarbeitung und Standardisierung von patientenorientierten QS-Kriterien und QS-Standards.
Dazu wurden die Ergebnisse der abgeschlossenen Zirkel gesammelt und mit der Formulierung von „Standards“ begonnen. Da es sich um organisatorische „Qualitätsanforderungen“, die in ihrer Ausprägung in jedem Haus individuell gestaltet und umgesetzt werden sollen handelt, wurde statt „Standard“ der Begriff der „Qualitätsanforderung“ (QA) eingeführt. Gemeinsam mit der Bearbeitung aller QA im Hinblick auf Verständlichkeit, Zirkelherleitung und Patientenorientierung erfolgte die Zusammenführung auf 40 QA.
Durch die Erstellung eines Katalogs mit Beispielen für die Überprüfung von Regelungen und Ergebnissen wurde bereits Vorarbeit für eine systematische Umsetzung geleistet. Alle QA sind aus abgeschlossenen Qualitätszirkeln abgeleitet und definieren dadurch im Gegensatz zu Q-Modellen, die aus anderen Bereichen übernommen werden, diejenigen Q-Merkmale in unseren Einrichtungen, die noch nicht überall optimal erfüllt sind. Keineswegs werden damit Dinge geregelt, die ohnehin funktionieren. Selbstverständlich erheben die QA keinen Anspruch auf Vollständigkeit, sondern sind eine gezielte Fokussierung auf real auftretende Probleme.
Umsetzung der Qualitätsanforderungen – Top-Down-Ansatz
Im Gegensatz zum Bottom-up-Ansatz werden hier die relevanten Informationen (Motive, Ziele, Rahmenbedingungen, Lösungsansätze) beginnend mit der obersten hierarchischen Ebene von oben nach unten vorgegeben und dabei immer weiter aufgegliedert.
Die erarbeiteten QA wurden im Rahmen einer Klausur den Kollegialen Führungen aller Einrichtungen präsentiert und der Auftrag zur Umsetzung erteilt. Jede Einrichtung entscheidet, mit welchen QA sie beginnt und wie die Bearbeitung und Überprüfung der QA erfolgt. Abgeschlossene Qualitätsanforderungen einer jeden Einrichtung der AUVA werden in das AUVA Intranet gestellt. Dadurch können Einrichtungen bereits abgeschlossene Projekte anderer Häuser als Orientierung für eigene Projekte verwenden.
Beispiele für in der Rehaklinik Tobelbad bearbeitete Qualitätsanforderungen
QA 17: „Der Patient erhält zum frühest möglichen Zeitpunkt eine adäquate Schmerztherapie“
Die Bearbeitung dieser QA ist natürlich in einer Rehabilitationsklinik anders strukturiert als in einem Unfallkrankenhaus, wo die akute Schmerzproblematik im Vordergrund steht.
QA 38: „Es ist gewährleistet, dass jeder neue Mitarbeiter sämtliche Abteilungen des Hauses kennt und über deren Funktion Bescheid weiß“
Bei diesem Projekt wurde ein für alle Berufsgruppen geltender Leitfaden entwickelt, der bei jedem neu eintretenden Mitarbeiter mittels Checkliste evaluiert wird. Zusätzlich wurden als Novum Quartals-Infotermine aller Berufsgruppen des Hauses eingeführt, die pro Kalenderjahr geplant und zeitgerecht bekanntgegeben werden. Jeder neue Mitarbeiter ist verpflichtet, an allen Terminen innerhalb eines halben Jahres teilzunehmen.
Im Rahmen dieser Infotermine hat jeder Bereich (Ärztlicher Bereich, Pflege, Physiotherapie, Diagnostik, Psychologie, …) die Möglichkeit, seinen Tätigkeitsbereich, Räumlichkeiten und Geräte vorzustellen.
Die Einführung dieser Informationstermine hat auch bei schon länger im Hause arbeitenden MitarbeiterInnen reges Interesse erweckt, sodass jetzt angedacht wird, auch für diese MitarbeiterInnen eigene Termine anzubieten.
QA 40: „Es gibt eine systematisierte Vorgangsweise für die Einarbeitung neuer MitarbeiterInnen.“
Jede Berufsgruppe unserer Rehabilitationsklinik hat nach einer allgemein abgestimmten Vorgangsweise einen bereichsspezifischen Standard entwickelt der mit einer Checkliste evaluiert wird.
QA 21: „Es ist gewährleistet, dass der Einsatz von Heilbehelfen und Hilfsmitteln den Rehabilitationsfortschritten des Patienten laufend angepasst ist.“
In einem interdisziplinären Projekt wurden die Kommunikationswege und Abläufe der Verordnung, Anpassung und Optimierung aller Hilfsmittel für unsere PatientInnen erarbeitet und geregelt.
QA 20: „ Es gibt eine systematisierte Vorgangsweise, die sicherstellt, dass Erste-Hilfe-Leistungen in der gesamten Einrichtung unverzüglich erbracht werden.“
Das Ergebnis dieses Projektes, an dem MitarbeiterInnen aller Berufsgruppen mitwirkten, war ein neues Notfallsystem und die Einführung regelmäßiger Schulungen, Auffrischungen und Erste Hilfe-Übungen.
Erfüllungsgrad einer QA
Die Umsetzung der Qualitätsanforderung durchläuft vier Stadien: Plan, Do, Check, Act (PDCA Zyklus). Ziel dieses Kreises ist die ständige Verbesserung der Vorgehensweise, in dem sie laufend überprüft und falls erforderlich angepasst werden. Als Ziel ist vereinbart, dass alle QA in Stufe 3 erfüllt sind.
Erfahrungen als Vorsitzende des QS Teams und Mitglieds der Steuerungsgruppe QS
Seit Implementierung der QS 1995 in unserem Haus bin ich Mitglied der QSK und seit 10 Jahren auch Vorsitzende der QSK. Ab September 2000 wurde ich als Vertreterin der Rehaklinik Tobelbad in die Steuerungsgruppe QS (SGQS) der AUVA entsandt. Diese Gruppe trifft sich vierteljährlich mit einem Vertreter der Generaldirektion und einem externen Moderator.
Ergebnisse dieser Arbeit sind:
- Zusammenführung aller Qualitätszirkel auf Qualitätsanforderungen
- Vernetzung der QS Arbeit in den Häusern der AUVA
- Erarbeitung eines Projektes für ein Fehlermanagementsystem der AUVA: Pilothaus war das UKH Graz, welches CIRPS (Critical Incident Reporting and Prevention System) erfolgreich eingeführt hat
- Erarbeitung der Projektausschreibung zur Zertifizierung nach KTQ (Kooperation für Transparenz und Qualität im Gesundheitswesen): das Pilothaus UKH Kalwang hat Ende 2007 das Zertifikat erhalten
- Formulierung, Messung und Vergleich von Qualitätsindikatoren für Unfallkrankenhäuser und Rehazentren
Die Bearbeitung des ersten Qualitätszirkels („Erste Hilfe Standard“) im Jahre 1996 war eine große Herausforderung. Die Mitglieder der Qualitätssicherungskommission erhielten zwar Schulungen für ihre neuen Aufgaben, aber die konsequente und effiziente Umsetzung qualitätsfördernder Maßnahmen in die Praxis war ein langer, mühsamer Weg.
Für unser Team war wichtig, dass dieses erste Projekt erfolgreich und von allen Seiten akzeptiert war.
Mit Ende 2008 hat unser QS Team alle 33 für die Rehabilitationszentren der AUVA vorgegebenen Qualitätsanforderungen bearbeitet. Sie sind als Wegbereiter hin zu einem zertifizierbaren QM-System zu verstehen, da sie einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess zum Ziel haben.
Durch die Aufteilung der Projekte an MitarbeiterInnen aller Berufsgruppen im Haus und fachliche Begleitung jeweils eines Mitgliedes der QSK oder eines Moderators wurde versucht, den Durchdringungsgrad und die Akzeptanz für die Qualitätssicherung im Haus zu verbessern.
Die Qualitätssicherungsarbeit wird nicht von hauptberuflichen Qualitätsmanagern gemacht, sondern sollte Bestandteil der Arbeit aller MitarbeiterInnen sein.
Die Vorgangsweise nach dem PDCA Zyklus war mir und meinem Team nicht nur sehr hilfreich bei QS Projekten, sondern hat im Laufe der Zeit Eingang gefunden in die Organisation und Durchführung von Projekten und Veranstaltungen innerhalb des Bereiches Physiotherapie im Haus (Organisation eines Tages der offenen Tür, Entwicklung eines Prozesses für einen neu geschaffenen Bereich für medizinische Trainingstherapie, strukturierter Ablaufprozess für zwei Sportfeste jährlich,…).
Ziel und Motivation für diese „zusätzliche Arbeit“ ist es, das Arbeitsumfeld, die Kommunikation und den positiven Output für den Patienten mit gestalten und verbessern zu können.
Unsere nächsten Ziele:
Als Projektleiterin von CIRPS werde ich mit einem Projektteam des Hauses und einem externen Moderator auf Basis der Projekthandbücher von vier Unfallkrankenhäusern, in denen dieses Fehlermanagementsystem bereits installiert ist, daran arbeiten, es auch in einem Rehabilitationszentrum zu implementieren.
Ziel ist es, Fehler und Beinahefehler zu nützen, um Verbesserungspotentiale zu erkennen.
Marlies Sommersacher PT
